Immer mehr Unternehmer erkennen, wie leicht der digitale Umgang mit Rechnungen, Belegen etc. ist und wie sich dadurch die Effizienz steigern lässt. Mehr als 80 Prozent der kaufmännischen Belege, etwa Rechnungen, Lieferscheine und Angebote, erreichen die Betriebe ohnehin bereits per E-Mail. Daher bietet es sich auch an, diese Vorgänge zu digitalisieren.
Die Digitalisierung schreitet voran, und das in allen Wirtschaftsbereichen. Dabei stehen bei weitem nicht nur Produktionsprozesse, Marketingmaßnahmen und interne Abläufe im Fokus, sondern immer öfter auch die kaufmännischen und steuerlichen Prozesse. Beispielhaft lässt sich dies am Handwerk ablesen, wie eine gemeinsame Studie von DATEV eG und „handwerk magazin“ zeigt. Demnach nutzen Betriebe, die regelmäßig etwa für die Finanzbuchführung oder Lohnabrechnung mit einer Steuerberaterkanzlei zusammenarbeiten, häufiger digitale Lösungen für ihre internen kaufmännischen Prozesse als Betriebe ohne Steuerberater. „Steuerberater treiben offensichtlich die Digitalisierung in Handwerksunternehmen mit voran und sind für die Verantwortlichen eine Art Digi-Coach, wenn es darum geht, die kaufmännischen Prozesse effizienter zu gestalten“, sagt Stefan Wunram, Leitender Berater Trends & Strategien der DATEV.
Unternehmen digitalisieren sich vermehrt in Buchhaltung, Finanz und Rechnungswesen
Die Bedeutung der Digitalisierung lässt sich in Zahlen greifen – auch wenn Deutschland durchaus noch Steigerungspotenzial bei der Schaffung digitaler und technologischer Prozesse besitzt. 28 Prozent der Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft haben die Digitalisierung bereits strategisch stark in ihre Planung eingebunden, und 39 Prozent der Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft in Deutschland nutzen das Internet der Dinge (2018). Rund 1,1 Millionen Mittelständler in Deutschland haben ihre Digitalisierungsvorhaben laut der KfW (Kreditanstalt für Wiederaufbau) nachweislich vorangetrieben.
Sehr erstaunlich, aber vor allem auch erfreulich: Unternehmen digitalisieren sich vermehrt in Buchhaltung, Finanz und Rechnungswesen. Laut der KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2019“ haben drei Viertel der Unternehmen transaktionale Prozesse bereits teilweise automatisiert. Ganz vorne stehen der Einkauf (Purchase-to-Pay) und der Verkauf (Order-to-Cash). Und der Studie „Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen“ von Deloitte Österreich zufolge erhalten bereits 30 Prozent der Unternehmen erhalten E-Rechnungen in einem einspielbaren Format, während 60 Prozent der Unternehmen alle Papierrechnungen digitalisieren und 26 Prozent der Befragten den Originalbeleg nach Digitalisierung entsorgen.
Kaufmännische Mitarbeiter haben durch die Digitalisierung mehr Zeit
In der Praxis lässt sich die Effizienzsteigerung durch diese positive Disruption leicht belegen. Unternehmen müssen nicht mehr mühsam gedruckte und digitale Dokumente sammeln und ans Steuerbüro übermitteln und umgehen auch das Risiko, dass Belege abhandenkommen, wenn sie diese unmittelbar digitalisieren. Das führt zu einer erheblichen Arbeitserleichterung. Kaufmännische Mitarbeiter in Unternehmen haben durch etablierte digitale Strukturen wesentlich mehr Zeit für andere Tätigkeiten. Das passt zu einem weiteren Ergebnis des Berichts von von DATEV eG und „handwerk magazin“: Mehr als 80 Prozent der kaufmännischen Belege, etwa Rechnungen, Lieferscheine und Angebote, erreichten die Betriebe per E-Mail – zusätzlich zu Brief und Fax, die ebenfalls parallel noch häufig genutzt werden. Diese Vielfalt der Eingangskanäle spiegele sich auch bei der Archivierung der Belege wider. Knapp 90 Prozent der Betriebe betrieben eine doppelte Archivierung, das heißt eine digitale und eine in Papier. Viele Handwerksbetriebe hätten allerdings erkannt, dass dies überflüssigen Aufwand und Kosten darstellten, die sich einsparen ließen. Laut der Befragung wollten 37 Prozent in den kommenden zwölf Monaten in effizientere digitale Lösungen für ihre kaufmännische Administration investieren.
Das bedeutet: Für Mandanten bieten digitalen Strukturen eines Steuerbüros eine höhere Geschwindigkeit, einen besseren Zugriff auf Daten und Informationen und einfacheres Handling steuerlicher Unterlagen: Je nach Grad der Digitalisierung ist es möglich, auf Papierbelege und das Hin- und Herschicken von Ordnern zu verzichten.
Der digitale Umgang mit Rechnungen und Belegen ist einfach
Die Beyel Janas Wiemann + Partner Steuerberatungsgesellschaft hat ihre Mandanten schon sehr früh auf die vielfältigen Möglichkeiten zur Digitalisierung ihrer Strukturen hingewiesen und mit ihnen gemeinsam die notwendigen ersten Schritte ergriffen. Das hat zu einer hohen Akzeptanz geführt – wer einmal festgestellt hat, wie leicht der digitale Umgang mit Rechnungen, Belegen etc. ist, setzt diese Systematik auch gerne ein.
Als zentrale Anlaufstelle für diese Anforderungen hat die DATEV als IT-Dienstleister die Plattform „Unternehmen online“ geschaffen. Damit unterstützt die DATEV Unternehmen und Kanzleien in der Buchführung und Lohnabrechnung, indem die Daten für die Buchführung oder den Lohn in der Cloud-Anwendung „DATEV Unternehmen online“ erfasst und zwischen dem Unternehmen und der Steuerkanzlei ausgetauscht werden. Auf dieser Basis erledigt der steuerliche Berater die Finanzbuchführung oder Lohnabrechnung und stellt die Auswertungen zur Verfügung.
Das ist für Unternehmen extrem wichtig. Niemand muss für die Digitalisierung der Buchhaltung ein eigenes System einsetzen und viel Geld in die Hand nehmen. Es liegt alles vor, was Unternehmen benötigen. Sie müssen die Chancen nur nutzen und mit ihrem Steuerberater über die Möglichkeiten sprechen, die die digitale Welt bietet.
