Der Aufbau einer Firmenflotte lässt sich nicht mal eben so umsetzen. Denn es stellt sich immer die Frage nach der richtigen finanziellen und steuerlichen Struktur. Dabei kommt es in erster Linie auf das Finanzierungsmodell an – aber auch darauf, wie der Wagen privat genutzt werden soll. Denn das entscheidet über die optimale Art der Besteuerung.
Rund 4,5 Millionen Fahrzeuge (Pkw und Kleintransporter) sind in Deutschland als Flottenfahrzeuge in rund 1,6 Millionen Firmenfuhrparks unterwegs. Die Bandbreite reicht dabei von Mini-Fuhrparks mit weniger als drei Fahrzeugen bis hin zu sehr großen Flotten mit einer vierstelligen Anzahl von KFZ. Die Wagen kommen als Pool-Fahrzeuge zum Einsatz, aber vor allem auch als persönliche Dienstwagen für die Geschäftsführung, leitende Mitarbeiter und Angestellte aus Vertrieb etc. Neben der Sicherstellung der persönlichen und flexiblen Mobilität der Mitarbeiter eines Unternehmens sind Firmenfahrzeuge regelmäßig auch Gehaltsbestandteil beziehungsweise Teil einer Boniregelung und Incentivierung von (leitenden) Mitarbeitern. Firmenwagen sind Prestigeobjekt und schaffen natürlich für den Nutzer Einsparpotenziale, da sie üblicherweise auch privat genutzt werden dürfen und der Unterhalt inklusive ist.
Firmenwagen: Beispielrechnungen und betriebswirtschaftlichen Prognosen
Der Aufbau einer Firmenflotte ist aber kein Selbstläufer. Denn es stellt sich immer die Frage nach der richtigen finanziellen und steuerlichen Struktur. Denn eines ist klar: Unternehmen, die auf Firmenwagen setzen, wollen damit auch wirtschaftlich erfolgreich sein und so wenig Kosten wie möglich bei größtmöglichem Nutzen verursachen. Anschaffung und Betrieb von Dienstwagen lösen immer steuerliche Vorgänge aus. Daher kommt es darauf an, vor der Errichtung der Flotte über die richtige Struktur nachzudenken und anhand von Beispielrechnungen und betriebswirtschaftlichen Prognosen eine für die Zukunft tragfähige Entscheidung abzuleiten.
Dabei kommt es in erster Linie auf das Finanzierungsmodell an. Bei der Anschaffung unterscheidet man zwischen Kauf und Leasing. Mietwagen kommen bis auf wenige Ausnahmefälle nur als Überbrückung zum Einsatz. Beim Kauf erwirbt das Unternehmen die Fahrzeuge mit liquiden Mitteln oder kreditfinanziert. In beiden Fällen kann es die gesamten Netto-Anschaffungskosten über sechs Jahre hinweg verteilt von der Unternehmensbesteuerung absetzen und gleich zu Beginn die Umsatzsteuer für jedes Fahrzeug geltend machen. Bei einer Finanzierung werden zudem noch die Kosten für den Kredit als Betriebsausgaben angesehen. Beim Leasing hingegen sind die Raten als monatliche Kosten durchlaufend planbar und – genau wie eventuelle Sonderzahlungen – regelmäßig als Betriebsausgaben voll absetzbar. Die Leasing-Fahrzeuge werden bei der Leasing-Gesellschaft bilanziert und gehen zu keinem Zeitpunkt ins Betriebsvermögen über. Zudem laufen Leasing-Verträge in der Regel maximal vier Jahre und enden, bevor die Reparaturen beginnen.
Kauf oder Leasing: immer langfristig betrachten
Beide Modelle haben auch Nachteile. Beim Leasing besteht dieser vor allem darin, dass Verträge auch dann weiterlaufen, wenn Dienstwagennutzer den Betrieb verlassen oder in einer wirtschaftlich angespannten Situation Geld eingespart werden soll. Die finanzielle Planbarkeit kostet also möglicherweise Beweglichkeit in einer Krisensituation. Auf der anderen Seite bedarf beim Kauf der Firmenfahrzeuge einem ordentlichen Kapitalbedarf. Man nehme nur fünf Pkw der Mittel- und Oberklasse für Geschäftsführung und Vertrieb – da kommen schnell 300.000 Euro zusammen, die erst einmal gestemmt werden müssen, entweder aus der Liquidität oder eben über die Finanzierungskosten. Ebenso sollten Unternehmer nicht vergessen, dass gekaufte Fahrzeuge aufgrund der Anschaffungskosten in der Regel lange gefahren werden sollten – je kürzer die Laufzeit, desto höher die Kosten und Wertverluste. Das erhöht die Risiken von teuren Reparaturen ab einer gewissen Lebensdauer. Zudem müssen die späteren Verkaufserlöse eventuell als Betriebsgewinne versteuert werden.
Das bedeutet: Die Entscheidung für Kauf oder Leasing ist immer langfristig zu sehen. Sollen Autos lange gefahren werden und werden Reparaturen in Kauf genommen, lassen sich Kosten für Kauf und Unterhalt rechtfertigen und amortisieren. Besteht hingegen der Wunsch, die Flotte immer auf dem neuesten Stand zu halten, bietet sich das Leasing wesentlich stärker an. Daher sollte der Steuerberater frühzeitig in die Überlegungen eingebunden werden – sonst kann es zu teuren Fehlentscheidungen kommen.
Privatfahrzeug zu unternehmerischen Zwecken nutzen
Ebenso sollten Selbstständige, Geschäftsführer und Geschäftsführer-Gesellschafter genau berechnen, nach welcher steuerlichen Methode sie ihren Wagen betrieblich nutzen wollen. Dabei können sie aus drei Wegen wählen: die Ein-Prozent-Methode, das Fahrtenbuch oder die Abrechnung von 30 Cent pro Kilometer bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs zu unternehmerischen Zwecken. Dabei werden einfach alle betrieblich gefahrenen Kilometer mit jeweils 30 Cent steuerlich geltend gemacht, ohne weitere Berechnungen. Aber: Diese Methode kann nur dann angewendet werden, wenn sich das Fahrzeug nicht im Betriebsvermögen befindet, also weniger als 50 Prozent betrieblich eingesetzt wird. Wer seinen Privatwagen also für unternehmerische Zwecke nutzen will, sollte tunlichst vermeiden, die Grenze zu überschreiten – sonst wird der Wagen zu Betriebsvermögen.
Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?
Wer seinen Dienstwagen privat nutzen darf und diese Möglichkeit auch ausschöpfen möchte, für den bietet sich die Ein-Prozent-Regelung an. Dabei wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises (nicht des Kaufpreises!) als fiktiver Gewinn den eigenen Einkünften hinzugerechnet und entsprechend versteuert. Das ist einfach im Handling, kann aber je nach Preis des Wagens teuer werden. Beim Fahrtenbuch werden alle Fahrten aufgezeichnet und dann zugeordnet. Privat versteuert wird nur, was tatsächlich in Anspruch genommen worden ist. Das ist etwas aufwändiger, weil die Finanzbehörden eine nachvollziehbare Liste aller Fahrten benötigen, kann aber Steuern sparen, weil der private Nutzungsanteil genau ermittelt werden kann.
