Menschen aller Altersgruppen sehen vielseitiges Potenzial in der Digitalisierung. Das gilt auch für Unternehmer und Geschäftsleiter, die ihre Prozesse in Buchhaltung, Finanz und Rechnungswesen in die digitale Welt überführen wollen. Die Implementierung einer digitalen Buchführung bietet für Steuerkanzleien eine wesentliche Gestaltungsmöglichkeit, um diesem Wandel adäquat zu begegnen.
Die Digitalisierung verändert Unternehmen und andere Organisationen so grundlegend, wie es die Wirtschaftswelt wohl noch nie zuvor erlebt hat. Experten sprechen dabei von Disruption, also einem fundamentalen Bruch, der bestehende Strukturen aufbricht und verdrängt. Die Bedeutung lässt sich in Zahlen greifen – auch wenn Deutschland durchaus noch Steigerungspotenzial bei der Digitalisierung besitzt. 28 Prozent der Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft haben die Digitalisierung bereits strategisch stark in ihre Planung eingebunden, und 39 Prozent der Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft in Deutschland nutzen das Internet der Dinge (2018). Rund 1,1 Millionen Mittelständler in Deutschland haben ihre Digitalisierungsvorhaben laut der KfW (Kreditanstalt für Wiederaufbau) nachweislich vorangetrieben.
Menschen aller Altersgruppen sehen vielseitiges Potenzial in der Digitalisierung. Dabei sind ihnen aber die Transparenz und Kontrolle über die gespeicherten persönlichen Daten besonders wichtig, heißt es beispielsweise bei der Beratungsgesellschaft PwC, die die Studie „Digitalisierung in Deutschland“ in Kooperation mit der International School of Management (ISM) durchgeführt hat. 44 Prozent der Studienteilnehmer befürworten, dass die Digitalisierung Einzug in alle Bereiche des Lebens hält. Nach den Themen befragt, die von der digitalen Entwicklung am stärksten berührt sind, nannte die Mehrheit der Teilnehmer die Kommunikation, die Arbeitswelt und den Bereich Unterhaltung.
Digitalisierung von Buchhaltung, Finanz und Rechnungswesen
Der digitale Wandel macht auch vor den Tätigkeitsfeldern des steuerberatenden Berufsstandes nicht Halt und hat insbesondere Auswirkungen auf die Zusammenarbeit mit den Mandanten im Rahmen der Finanzbuchführung. Traditionelle, papierbasierte Arbeitsweisen zwischen Kanzlei und Mandant werden durch Cloud-Lösungen zunehmend obsolet. Der Gesetzgeber hat die Voraussetzungen hierfür längst geschaffen. Die Implementierung einer digitalen Buchführung bietet für Steuerkanzleien eine wesentliche Gestaltungsmöglichkeit, um diesem Wandel adäquat zu begegnen“, heißt es dazu im Aufsatz „Digitalisierung hereinspaziert!“ von Christian Wenzel.
In diesem Zuge digitalisieren sich die Unternehmen in der Buchhaltung, Finanz und Rechnungswesen ebenfalls mehr und mehr. Darin sind große Veränderungen spürbar. Laut der KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2019“ haben drei Viertel der Unternehmen transaktionale Prozesse bereits teilweise automatisiert. Ganz vorne stehen der Einkauf (Purchase-to-Pay) und der Verkauf (Order-to-Cash). Weitere interessante Ergebnisse: Mehr als die Hälfe der Unternehmen sehen gemischte Teams und die Investition in neue Mitarbeiter als entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung im Rechnungswesen, und infolge der Digitalisierung ist das Accounting bereits heute effizienter und transparenter geworden.
Verbesserung der Suchzeiten und Archivierung
Und der Studie „Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen“ von Deloitte Österreich zufolge erhalten bereits 30 Prozent der Unternehmen erhalten E-Rechnungen in einem einspielbaren Format, während 60 Prozent der Unternehmen alle Papierrechnungen digitalisieren und 26 Prozent der Befragten den Originalbeleg nach Digitalisierung entsorgen. „Nahezu einstimmig messen die Befragten dem Thema eine hohe Bedeutung bei. Sie gehen davon aus, dass Digitalisierung in den nächsten zehn Jahren eine große Rolle spielen wird und sehen dementsprechenden Handlungsbedarf.“ Und weiter: „Die Studienteilnehmer nannten als Hauptgründe für die Digitalisierung die erwartete Verkürzung von Suchzeiten, die Möglichkeiten der langfristigen Aufbewahrung und die Datensicherung von Belegen. Die genannten Gründe zeigen, dass für Unternehmen einerseits Effizienzsteigerung wichtig ist, andererseits aber auch die Risikominimierung in den Abläufen eine wesentliche Rolle spielt.“
Auf die Bedeutung der Digitalisierung in der Steuerberatung weist unter anderem die Beratungsgesellschaft PwC in der Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und was sie für die Abschlussprüfung bedeutet“ hin. „Ein klares Indiz dafür, dass sich das Finanz und Rechnungswesen (und damit die Abschlussprüfung) schon kurz und mittelfristig deutlich verändern wird, ist die aktuelle Beurteilung der befragten Entscheider zu den Limitierungsfaktoren für den Technologieeinsatz: Sämtliche abgefragten Argumente gegen die Nutzung neuer Technologien haben an Gewicht verloren. Ein herausragender Beleg dafür: Nur 18 Prozent der Befragten sehen Limitierungsfaktoren im Datenschutz und in der Datensicherheit. 2016 waren es 54 Prozent, also drei Mal mehr.“
Praxis zeigt, wie einfach die Digitalisierung ist
Daher kann es sich auch im täglichen Umgang mit den laufenden steuerlichen Themen bewähren, bestimmte Prozesse zu digitalisieren, um die Abläufe zu erleichtern und Mitarbeiter beziehungsweise Geschäftsführung im Unternehmen von lästigen Tätigkeiten zu entlasten. Kurzum: In der steuerlichen Praxis fallen Tag für Tag genügend Aufgaben an, die digital erledigt werden können, wodurch vielfältige Vorteile für Mandanten geschaffen werden können – sie haben vor allem mehr Zeit für andere operative und strategische kaufmännische Tätigkeiten.
Die Praxis zeigt: Immer mehr Unternehmer erkennen, wie leicht der digitale Umgang mit Rechnungen, Belegen etc. ist. Steuerberater betonen die Effizienzsteigerung bei den Mandanten, die den Nutzen erkannt haben. Sie müssen nicht mehr mühsam gedruckte und digitale Dokumente sammeln und ans Steuerbüro übermitteln und umgehen auch das Risiko, dass Belege abhandenkommen, wenn sie diese unmittelbar digitalisieren. Für Mandanten bieten digitalen Strukturen eines Steuerbüros also eine höhere Geschwindigkeit, einen besseren Zugriff auf Daten und Informationen und einfacheres Handling steuerlicher Unterlagen: Je nach Grad der Digitalisierung ist es möglich, auf Papierbelege und das Hin- und Herschicken von Ordnern vollständig zu verzichten und zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf wesentliche Dokumente wie Jahresabschluss, betriebswirtschaftliche Auswertungen etc. zuzugreifen.
Digitale Archivierung der Belege im Fokus
Das bedeutet: Für Mandanten bieten digitalen Strukturen eines Steuerbüros eine höhere Geschwindigkeit, einen besseren Zugriff auf Daten und Informationen und einfacheres Handling steuerlicher Unterlagen: Je nach Grad der Digitalisierung ist es möglich, auf Papierbelege und das Hin- und Herschicken von Ordnern vollständig zu verzichten und zu jeder Zeit auf die entsprechenden Unterlagen für eine digitale Übersicht zugreifen zu können. Zahlen der Studie DATEV eG und des „handwerk magazin“ belegen dies. Mehr als 80 Prozent der kaufmännischen Belege, etwa Rechnungen, Lieferscheine und Angebote, erreichten die Betriebe per E-Mail – zusätzlich zu Brief und Fax, die ebenfalls parallel noch häufig genutzt werden. Diese Vielfalt der Eingangskanäle spiegele sich auch bei der Archivierung der Belege wider. Knapp 90 Prozent der Betriebe betrieben eine doppelte Archivierung, das heißt eine digitale und eine in Papier. Viele Handwerksbetriebe hätten allerdings erkannt, dass dies überflüssigen Aufwand und Kosten darstellten, die sich einsparen ließen – das lässt sich ohne Weiteres auf andere Branchen ebenso übertragen.
Apropos DATEV: Als IT-Dienstleister für Steuerberater und andere Berufsträger hat die Genossenschaft die Plattform „Unternehmen online“ geschaffen. Damit unterstützt die DATEV Unternehmen und Kanzleien in der Buchführung und Lohnabrechnung, indem die Daten für die Buchführung oder den Lohn in der Cloud-Anwendung „DATEV Unternehmen online“ erfasst und zwischen dem Unternehmen und der Steuerkanzlei ausgetauscht werden. Auf dieser Basis erledigt der steuerliche Berater die Finanzbuchführung oder Lohnabrechnung und stellt die Auswertungen zur Verfügung.
Als innovative und zukunftsorientierte Steuerberatungsgesellschaft arbeitet Beyel Janas Wiemann + Partner aus Geldern und Kempen schon lange mit der digitalen Plattform der DATEV zusammen und begleitet Unternehmer und Unternehmen bei der Digitalisierung aller Prozesse und Abläufe in Steuerberatung und Buchhaltung.
