Eine Betriebsprüfung ist daher für viele Unternehmer eine Horrorvorstellung. Denn die steuerliche Außenprüfung wird zumeist zu einer teuren Angelegenheit. Der Steuerberater ist daher ein wichtiger Partner für den Unternehmer in der Betriebsprüfungssituation. Er kann auf Fragen des Prüfers angemessen reagieren und einschätzen, ob das Vorgehen überhaupt zulässig ist.
Die steuerliche Außenprüfung (in der Praxis eben auch Betriebsprüfung oder Steuerprüfung genannt) ist ein besonderes Verfahren der steuerlichen Sachverhaltsermittlung. Neben der allgemeinen Außenprüfung gibt es die besonderen Außenprüfungen, wie die Lohnsteuer- Außenprüfung und die Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Mit der Betriebsprüfung besteht die Möglichkeit, Entscheidungen an „Ort und Stelle des Geschehens”, also im Unternehmen, nachzuprüfen.
Eine Betriebsprüfung ist daher für viele Unternehmer eine Horrorvorstellung. Denn die steuerliche Außenprüfung wird zumeist zu einer teuren Angelegenheit. Das Bundesministerium der Finanzen erstellt jährlich eine Statistik über die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung. 2019 waren bundesweit 13.341 Prüferinnen und Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 15,2 Milliarden Euro festgestellt.
Prüfer nehmen auch formale Aspekte der Buchführung in den Blick
Das Problem: Das Feld der Betriebsprüfer für mögliche Beanstandungen ist sehr weit gefasst. Grundsätzlich abzugsfähige Ausgaben werden mitunter aus formalen Gründen nicht anerkannt, simple Fehler im Handling fallen auf oder eher dürftig geführte Fahrtenbücher halten einer Überprüfung nicht stand. Und immer öfter nehmen die Prüfer auch formale Aspekte der Buchführung in den Blick. Vor allem ermöglicht die Digitalisierung einen umfangreichen Zugriff auf steuerlich relevante Informationen und deren schnelle Auswertung.
Das hängt auch mit der sogenannten Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zusammen. Sie gilt als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist, und ist kein kein „nice to have“, sondern verpflichtendes Element, das auch bei einer Betriebsprüfung geprüft wird. Nach der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen das Recht, die mit Hilfe eines (elektronischen) Datenverarbeitungs-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen. Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick erlauben und für das Verständnis des Datenverarbeitungs-Systems notwendig sind.
Manche Prüfer versuchen, mit unlauteren Mitteln zu einem Mehrergebnis zu gelangen
„Die meisten Betriebe müssen sich in regelmäßigen Abständen auf eine Betriebsprüfung einstellen. Bei Großbetrieben ist sogar eine lückenlose Prüfung jedes Geschäftsjahres möglich. Die Größen-Klassifizierung erfolgt dabei meist nach dem Umsatz oder steuerlichen Gewinn“, heißt es bei der IHK Nürnberg für Mittelfranken. Eine Betriebsprüfung müsse vom Finanzamt in der Regel zwei, bei Großbetrieben vier Wochen vor Prüfungsbeginn angekündigt werden. Bei einer Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau hingegen dürfe der Prüfer die Geschäftsräume ohne Ankündigung betreten und Bücher und Aufzeichnungen einsehen.
Wichtig ist, dass Unternehmer keine Panik vor der steuerlichen Außenprüfung haben, diese aber auch nicht auf die leichte Schulter nehmen. Die Erfahrung zeigt, dass manche Prüfer versuchen, mit Mitteln zu einem Mehrergebnis zu gelangen, die nicht immer vollständig im Einklang mit den geltenden Spielregeln stehen. Auch tappen Unternehmer oft in Fallen des Prüfers und geben Informationen preis, die sie besser für sich behalten hätten: Der Unternehmer kann schlichtweg nicht einschätzen, welche Tragweite gewisse Antworten haben können!
Unter gewissen Umständen ist die Betriebsprüfung unzulässig
Der Steuerberater ist daher ein wichtiger Partner für den Unternehmer in der Betriebsprüfungssituation. Schließlich kennt dieser die Kniffe und Tricks der Finanzbehörden und der Betriebsprüfer, kann dementsprechend auf bestimmte Versuche und Fragen des Prüfers angemessen reagieren und einschätzen, ob das Vorgehen überhaupt zulässig ist. Fallen fragwürdige Versuche im Rahmen einer Außenprüfung auf, kann der Steuerberater unmittelbar intervenieren und darauf hinwirken, dass nur solche Dinge beanstandet werden, zu denen das Steuerrecht auch berechtigt.
Eine Außenprüfung ist immer dann unzulässig, wenn bereits im Vorfeld feststeht, dass sich aus ihr keine steuerlichen Folgen ergeben können. Derartige Aspekte kann der Steuerberater bewerten. Im Zweifelsfall wird er bereits gegen die Anordnung einer Betriebsprüfung im Wege des Einspruches vorgehen. Zudem kennt der Steuerberater die diversen formalen Voraussetzungen für die Durchführung einer Betriebsprüfung.
Finanzverwaltung kann Verzögerungsgeld von bis zu 250.000 Euro festsetzen
Der Berater hilft auch bei der Vorbereitung der Betriebsprüfung. Es sollten alle physischen und elektronischen Buchhaltungsdaten des Unternehmens zur Verfügung stehen, um die Zugriffsrechte der Finanzverwaltung auf die Unternehmensdaten in angemessener Zeit sicherzustellen. Können die von der Betriebsprüfung angeforderten Daten nicht in angemessener Zeit zur Verfügung gestellt werden oder werden die Buchhaltungsdaten ohne vorherige Genehmigung auf einem Server außerhalb Deutschlands gehostet, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld von bis zu 250.000 Euro festsetzen.
Als prüfungserfahrene Steuerberatungsgesellschaft berät Beyel Janas Wiemann + Partner aus Geldern und Kempen ihre Mandanten schon lange bei steuerlichen Außenprüfungen und in der Abwehr von daraus resultierenden Forderungen durch das Finanzamt. Dafür steht vor allem Diplom-Finanzwirt und Steuerberater Jens Bormann, LL.M., der aus seiner Tätigkeit in der Finanzverwaltung alle Tricks der Betriebsprüfer kennt.
